دور مدير المكتب أو السكرتير معقد، ويتطلب قدرات متخصصة لتنسيق الجداول الزمنية والاتصالات والسجلات والمرافق. بدون التدريب المناسب، غالبًا ما يشعر السكرتاريون ومدراء المكاتب بعدم الاستعداد والإرهاق. توفر هذه الدورة المهارات الأساسية اللازمة للتفوق كمحترف مكتب والحفاظ على سير العمليات بسلاسة.
يوفر إتقان أفضل ممارسات إدارة المكاتب فوائد كبيرة مثل:
– إدارة المهام والأولويات اليومية بثقة
– التواصل بشكل فعال مع الزملاء والعملاء
– تنظيم السجلات وتدفقات المعلومات
– تنسيق الجداول الزمنية والأحداث بسلاسة
– زيادة الإنتاجية من خلال إدارة الوقت
– التعاون مع الفرق وحل النزاعات
– اكتساب الخبرة في استخدام أدوات وبرامج المكتب
مع التدريب المتخصص في هذه الدورة، يكتسب الطلاب القدرات لتعزيز الكفاءة والتنظيم والتعاون في مكان العمل. المهارات ذات قيمة لا تقدر بثمن للسكرتاريين الجدد والمتمرسين ومدراء المكاتب ومساعدي الإدارة والمستقبلين وغيرهم من الأدوار الإدارية.
نبذة عامة عن الدورة
تقدم هذه الدورة الشاملة تدريبًا تفاعليًا في المهارات الأساسية لامتياز إدارة المكتب. من خلال الدروس العملية، يكتسب الطلاب تقنيات لإتقان الجدولة والاتصال والتوثيق والتنظيم وإدارة الوقت والتعاون.
مع التركيز على التطبيق العملي، يتضمن المنهج تمارين في إدارة التقويم والكتابة التجارية وحفظ السجلات وآداب البريد الإلكتروني وخدمة العملاء وغير ذلك. سيبني الطلاب خبرة في استخدام أدوات برامج المكتب لتعزيز الإنتاجية.
تزود الدورة الطلاب بأطر لإعداد تدفقات العمل والعمليات وأنظمة الملفات الفعالة. تبني موديولات الاتصال مهارات المراسلات المهنية ومحادثات الهاتف وتسهيل الاجتماعات وبناء فرق العمل.
بنهاية البرنامج، سيكون الطلاب قد طوروا قدرات متخصصة للحفاظ على سير المكاتب بسلاسة وضمان الأداء الناجح في العمل.
من يجب أن يأخذ هذه الدورة
السكرتارية ومساعدو الإدارة وموظفو الاستقبال ومدراء المكاتب والمهنيون الإداريون. مثالية لأولئك الذين في المكاتب التجارية أو القانونية أو الرعاية الصحية أو بيئات المكاتب الأخرى.
ما ستتعلمه
- إدارة الوقت وترتيب الأولويات
- إدارة البريد الإلكتروني والتقويم والتنظيم
- الكتابة التجارية والتوثيق
- إدارة السجلات وتنظيم البيانات
- آداب الاتصال اللفظي
- خدمة العملاء ومهارات الهاتف والاستقبال
- تخطيط الفعاليات وتنسيق الاجتماعات
- العمل الجماعي والقيادة وحل النزاعات
- برامج وأدوات وتكنولوجيا المكتب
محتوى الدورة
مقدمة في إدارة المكاتب
- تعريف دور مدير المكتب
- المسؤوليات الرئيسية وأفضل الممارسات
الاستعداد لإدارة مكتب
- وضع الأهداف وتدفقات العمل والسياسات
- اختيار أدوات وتقنيات المكتب
إدارة الوقت والمهام
- ترتيب الأولويات حسب الإلحاح مقابل الأهمية
- تقنيات وأدوات الجدولة
تعزيز الإنتاجية
- الاستفادة من التكنولوجيا لتحسين تدفقات العمل
- تقليل الإلهاءات والمقاطعات
إدارة البريد الإلكتروني وجدول المواعيد
- إدارة صندوق الوارد المنظمة
- جدولة وتنسيق الاجتماعات
مهارات الكتابة التجارية
- كتابة الرسائل البريدية والرسائل والمستندات
- تقنيات المراجعة والتحرير
إدارة السجلات والمستندات
- تنظيم الملفات الورقية والرقمية
- وضع سياسات وبروتوكولات الاحتفاظ
مهارات الاتصال الشفوي
- قدرات الهاتف والاجتماعات والعروض
- الاستماع النشط وتقنيات الاتصال
خدمة العملاء والاستقبال
- إدارة استقبال الزوار والمكالمات
- التفوق في التفاعلات مع العملاء/الزملاء
تخطيط الفعاليات والتنسيق
- تخطيط المؤتمرات والاجتماعات والأحداث الخاصة
- إدارة الحجوزات والبائعين واللوجستيات
بناء الفرق والتعاون
- بناء العلاقات وإدارة النزاعات
- القيادة والتفويض بفعالية
فوائد للمؤسسات
- زيادة إنتاجية وكفاءة المكتب
- الاتصالات وتدفقات المعلومات الفعالة
- التنسيق السلس لتدفقات العمل والأحداث
- تعزيز خدمة العملاء والاحترافية
- تحسين التنظيم وإدارة السجلات
- تمكين القوى العاملة ذات القدرات الموسعة
فوائد للأفراد
- مهارات إدارة الوقت والتخطيط وترتيب الأولويات
- الكفاءة في الكتابة التجارية والاتصال اللفظي
- القدرة على التفوق في إدارة الجداول واللقاءات والزوار
- تقنيات للتعاون بسلاسة مع الفرق
- الثقة في استخدام برامج وتكنولوجيا المكاتب
- خبرة قيّمة للنهوض بالمسار الوظيفي الإداري
الأسئلة الشائعة
س: ما هي أنواع مهارات البرامج والتكنولوجيا التي يتم تغطيتها؟
تقدم الدورة تدريبًا في برامج الإنتاجية المكتبية الشائعة مثل Microsoft Office 365 و Google Workspace ومنصات البريد الإلكتروني وأدوات التقويم المشتركة وأنظمة إدارة علاقات العملاء وغير ذلك.
س: هل أحتاج إلى أي خبرة مسبقة لحضور هذه الدورة؟
لا توجد حاجة لأي خبرة مسبقة. تم تصميم الدورة لكل من المحترفين الإداريين الجدد والمتمرسين. تبدأ الدروس من مستوى أساسي.
س: هل هناك شهادة إتمام؟
سيحصل الطلاب على شهادة بعد إكمال جميع معالم الدورة للتحقق من المهارات والمعارف الجديدة المكتسبة.