غالبًا ما يواجه المهنيون غير الإداريين صعوبات في جوانب رئيسية من الإدارة والتنسيق بما في ذلك:
- عدم التنظيم ونقص الأنظمة – بدون الدعم الإداري، قد تصبح سير العمل والمعلومات فوضوية.
- إدارة ضعيفة للوقت والأولويات – الموازنة بين الأولويات المتنافسة عبر مشاريع متعددة تحدٍ مستمر.
- المهام الإدارية تشتت التركيز – الرد على المكالمات، جدولة الاجتماعات، إدارة النفقات تستنزف الوقت والطاقة.
- تنسيق ضعيف بين الزملاء/الموظفين – بدون الإشراف الإداري، قد يعاني التنسيق بين الفرق والموظفين.
- خبرة محدودة في العمليات – بدون فهم سير العمليات، لا يمكن لغير الإداريين تحديد فرص التحسين.
- نقاط عمياء إدارية – غالبًا ما يكون غير الإداريين غير مدركين للنطاق الكامل للمسؤوليات الإدارية.
نبذة عامة عن الدورة
تزود دورة المهارات الإدارية للموظفين غير الإداريين المهنيين الذين ليس لديهم خلفية إدارية بالقدرات الإدارية الأساسية للتفوق في الأدوار التي تتطلب عمليات مكثفة.
في هذه الدورة، سيقوم المشاركون بما يلي:
- تنفيذ أنظمة لتدفق المعلومات وإدارة المهام والتنسيق
- بناء أطر تحديد الأولويات ومهارات إدارة الجداول الزمنية
- تبسيط المهام الإدارية من خلال التوحيد والتفويض
- تحسين التواصل بين الموظفين والتعاون بين الوظائف المختلفة
- تطوير الخبرة في العمليات لتحسين سير العمل الحرج
- تحديد المجالات التي يمكن أن يوفر فيها الدعم الإداري قيمة استراتيجية
مع المهارات الإدارية المصممة خصيصًا للأدوار غير الإدارية، سيتمكن المشاركون من توفير الوقت، وتحسين العمليات، وفي النهاية زيادة الإنتاجية.
من الذي ينبغي أن يحضر
تم تصميم هذه الدورة للمهنيين غير الإداريين بما في ذلك:
- الافراد وقادة الفرق
- مساعدو ومنسقو العمليات
- مديرو المشاريع والمشرفون
- موظفو المبيعات الميدانية ومديرو الحسابات
- الفنيون والمهندسون ومقدمو الخدمات
- أي مهني يتولى مسؤوليات إدارية إضافية
محتوى الدورة
إنشاء الأنظمة والعمليات التنظيمية
- تنفيذ اتفاقيات التسمية والحفظ
- مركزة البيانات والسجلات والمعلومات رقميًا
- توحيد الإجراءات والنماذج لضمان الاتساق
- أتمتة المهام المتكررة لتوفير الوقت
- الحفاظ على التقويمات المشتركة وأدوات التعاون
إتقان الجدولة وتحديد الأولويات وإدارة الوقت
- تخصيص وقت للعمل المركز بشكل استراتيجي
- تجميع الاجتماعات والمكالمات بكفاءة
- تقييم التمييز بين المهام العاجلة والمهمة
- إزالة التكرار وتفويض المهام
- إنشاء والالتزام بالخطط والجداول الأسبوعية
تبسيط المهام والمسؤوليات الإدارية
- التعامل مع المكالمات والبريد الإلكتروني بكفاءة باستخدام النصوص
- توحيد النفقات والحجوزات والتعويضات
- تنسيق جداول الموظفين والإجازات والتغطية
- تأمين حسابات وخدمات الموردين بفعالية من حيث التكلفة
- ضمان استخدام الفريق للأدوات والأنظمة التنظيمية
تحسين التعاون بين الأقسام
- تعزيز التواصل والشفافية داخل الفريق
- تسهيل تسليم ونقل المشاريع
- تمكين تبادل المعرفة بين الأقسام
- حل النزاعات بين الوظائف بشكل استباقي
- تعزيز التوافق مع المبادرات على مستوى المنظمة
تطوير الخبرة والفطنة في العمليات
- فهم عمليات وسير العمل وأهداف العمليات
- تحديد الاختناقات وأوجه عدم الكفاءة والنقاط العمياء
- الموازنة بين مزايا وعيوب حلول العمليات المختلفة
- تنفيذ سير العمل الأمثل ضمن نطاقك
- تمهيد الطريق للأتمتة والتحسين في المستقبل
إدراك القيمة الاستراتيجية للإداريين
- تحديد الفجوات الإدارية التي تعيق مجموعتك
- تقييم المجالات التي يمكن أن يتفوق فيها الموظفون الإداريون المتخصصون
- بناء الحالة التجارية للحصول على دعم إضافي
- تحديد الدور والمسؤوليات المثالية لفريقك
- دمج وتمكين الإداريين الخبراء بشكل استراتيجي
فوائد للمنظمات
مع هذا التدريب، يمكن للشركات أن تتوقع:
- تنسيق وعمليات أكثر كفاءة
- تقليل الأعباء الإدارية على الأدوار الحرجة
- زيادة التوافق بين الأقسام
- إنتاجية أعلى عبر المساهمين الفرديين والمديرين
- تحديد أفضل لاحتياجات التوظيف والدعم الإداري
- تسهيل عملية التأهيل واستخدام الموظفين الإداريين
فوائد للأفراد
سيكتسب المشاركون:
- مهارات لتحسين التنظيم وإدارة الوقت
- القدرة على تبسيط المسؤوليات الإدارية
- تعزيز تنسيق الموظفين والتواصل
- تركيز أكبر على الأدوار والأولويات الأساسية
- رؤى حول تحسين سير العمل التشغيلي
- فهم أفضل الممارسات الإدارية للاستفادة منها
الأسئلة الشائعة
ما هي طريقة التعليم؟
يتضمن العروض التقديمية والمناقشات الجماعية ولعب الأدوار والأنشطة العملية.
من يقود الجلسات؟
يقوم المديرون الإداريون ذوو الخبرة بتسهيل التدريب.
ما هي المواد المقدمة؟
يتلقى الحاضرون نماذج وأدوات ومساعدات وظيفية وموارد رقمية.
ما النتائج التي يمكنني توقعها؟
ستبني مهارات إدارية لتعزيز الإنتاجية في الأدوار غير الإدارية.