دورة مهارات تدوين محاضر الاجتماعات

 

 

 

 

 

هل تحس بالإحباط أثناء محاولة تلخيص ما تمت مناقشته في الاجتماعات؟ هل يغادر أصحاب المصلحة الاجتماعات وهم في حالة ارتباك بشأن القرارات المتخذة والخطوات التالية؟ هل تضيع المعلومات المهمة عندما تحاول تجميع ملاحظات متفرقة بعد أسابيع؟

إذا كنت تشعر أن محاضر الاجتماعات في مؤسستك لا ترقى للمستوى المطلوب، فإن هذه الدورة هي الحل.

تُجهّز دورة مهارات تدوين محاضر الاجتماعات مُدوِّني المحاضر بأفضل الممارسات لتوثيق مناقشات الاجتماعات والقرارات وبنود العمل بدقة. بعد إتمام هذه الدورة التدريبية ، يمكن لمؤسستك أن تتوقع:

• اجتماعات أكثر استراتيجية وكفاءة

• تقليل المخاطر القانونية ومخاطر الامتثال

• زيادة المتابعة على القرارات المتخذة

• تحسين الشفافية والتوافق بين الفرق

• تعزيز الإنتاجية من خلال توثيق مفصل ودقيق

• الحفاظ على المعلومات عند تبدل الموظفين

لماذا يجب الاستثمار في مهارات تدوين المحاضر؟

تلعب محاضر الاجتماعات الواضحة والمهنية دورًا محوريًا في المؤسسات، حيث تقلل من إعادة العمل، وتحد من سوء الفهم، وتحافظ على المعرفة المؤسسية، وتسهل متابعة القرارات والإجراءات.

على الرغم من القيمة الاستراتيجية لمحاضر الاجتماعات عالية الجودة، إلا أن العديد من المؤسسات تعاني من توثيق غير منظم، أو غير دقيق، أو غير مكتمل لاجتماعات الادارة.

أسباب ضعف تدوين محاضر الاجتماعات تشمل:

• نقص مهارات الاستماع الفعّال لدى مُدوِّني المحاضر

• عدم التحضير الجيد من قِبل مدوني المحاضر والمُيسِّرين

• توثيق غير واضح للإجراءات والمتابعات المطلوبة

• تأخير في إتمام وتوزيع المحاضر النهائية

• نقص القوالب والأدوات والتدريب اللازم

تعاني المؤسسات من المشاكل التالية بسبب عدم توفر محاضر فعالة

• اجتماعات غير مترابطة وغير منتجة

• إهدار للوقت في إعادة مناقشة موضوعات سابقة

• زيادة المخاطر القانونية بسبب غياب التوثيق

• ضياع المعرفة المؤسسية مع مغادرة الموظفين

لحسن الحظ، يمكن معالجة هذه الفجوات من خلال تدريب متخصص مثل هذه الدورة.

إذا كان قادة مؤسستك يشعرون بالإحباط من المحاضر غير الواضحة أو المتأخرة، يمكن لهذه الدورة أن تُحدث تحولًا في طريقة عمل مؤسستك.

نظرة عامة على الدورة: المهارات التي ستكتسبها

في هذه الدورة، ستتعلم كيفية:

• إعداد القوالب والأدوات لتبسيط عملية التوثيق

• التركيز على المتحدثين والنقاط الرئيسية لتلخيص التفاصيل الهامة

• تطوير اختصارات شخصية لمواكبة المحادثات بسرعة

• تنسيق وتوزيع المحاضر بسرعة لتعزيز النتائج

لماذا تحقق دورة تدوين المحاضر نتائج ملموسة؟

هناك العديد من الأسباب التي تجعل دورتنا التدريبية العملية تحقق نتائج واضحة:

• مدربون ذو خبرة: يتمتع مدربونا بخبرة عقود في دعم القادة وتوثيق الاجتماعات الهامة. لديهم معرفة عميقة بالمشكلات الشائعة وكيفية معالجتها.

• حجم صف صغير: بحد أقصى 12 مشاركًا، نضمن تقديم اهتمام شخصي وتدريب عملي لتعزيز المهارات. الفصول الكبيرة تضعف من نقل الخبرة.

• نهج متكامل: لا نُدرّس مفاهيم معزولة، بل نقدم إطار عمل متكامل يشمل العقليات، التحضير، الأدوات، تقنيات التوثيق، والمتابعة.

• محتوى مُخصص: ندمج دراسات حالة وأدوات وقوالب خاصة بالشركة لتحقيق أقصى درجات الصلة والفاعلية. التدريب العام يتجاهل خصوصية السياق الخاص بك.

• قياس وتعزيز الأداء: لا نكتفي بتدريس المهارات ونأمل أن تترسخ، بل نضع خطط عمل، ونعزز المهارات، ونقيس التحسينات من خلال التقييمات والملاحظات. المهارات المستدامة تتطلب تركيزًا مستمرًا.

محتوى الدورة: ما الذي ستتعلمه؟

التحضير للاجتماعات:

• جمع المواد الأساسية للتحضير المسبق

• إعداد قوالب ونظم حفظ الملفات

• إحضار الأدوات اللازمة لتوثيق كل التفاصيل

• التنسيق مع القادة والمُيسِّرين

التحضير الجيد للاجتماعات هو شرط أساسي لتدوين محاضر فعّال، ولكن غالبًا ما يتم إهماله. هذا الجزء من الدورة يضمن حصولك على المواد والأدوات اللازمة للتوثيق المثالي قبل بدء الاجتماعات.

تقنيات الاستماع الفعّال:

• توضيح الأهداف وبنود الأجندة

• التركيز التام على المتحدثين والمحتوى

• الانتباه إلى لغة الجسد والإشارات غير اللفظية

• تدوين الملاحظات بسرعة دون تشتت

الاستماع الفعّال هو المهارة الأساسية وراء تدوين محاضر متميزة. هذا الجزء من الدورة يبني تركيزًا حادًا على المحادثات لفرز المعلومات المهمة بفاعلية.

توثيق التفاصيل بدقة:

• تسجيل القرارات والمعالم والمهام بوضوح

• محاكاة المصطلحات المستخدمة من قبل المتحدثين

• الحد من إبداء الآراء الشخصية أو التعليقات غير الضرورية

• تحديد مناطق الاختلاف بوضوح

إتقان طرق التدوين:

• اختصارات شخصية مثل الرموز والتلخيص

• استخدام الخرائط الذهنية لتصور النقاشات

• تفضيلات الاستخدام: الحاسوب، الهاتف، أو الورق

• تسجيل صوتي للاجتماعات بعد أخذ الإذن

تدوين المهام والخطوات العملية:

• توضيح المسؤوليات والأطر الزمنية والمتطلبات

• التأكد من الفهم قبل إنهاء النقاش

• تصنيف أنواع المهام والمتابعات

كتابة المحاضر بشكل سريع:

• تخصيص وقت لتنسيق الملاحظات

• تنظيم المحاضر وتنسيقها لسهولة القراءة

• تقديم المسودات للحصول على ملاحظات الادارة

• توزيع المحاضر بسرعة بعد الاجتماعات

تطوير مهارة تدوين المحاضر بإتقان:

• طلب ملاحظات من أصحاب المصلحة

• بناء مكتبة شخصية من الاختصارات

• تصميم قوالب للاجتماعات المتكررة

• تحسين المهارات عبر التكرار والتقييم المستمر

الخطوات التالية:

من خلال التدريب المخصص، يمكن لمدوني المحاضر اكتساب المهارات اللازمة لتقديم محاضر احترافية وواضحة تعزز من فعالية الاجتماعات.

للبدء، تواصل معنا اليوم لمناقشة احتياجات مؤسستك. يمكننا تخصيص دورة تدريبية حضورية أو افتراضية تناسب أدواتك وقوالبك وأمثلتك العملية.

نتطلع إلى مساعدتك في تمكين فريقك لاكتساب المهارات التي تخلق كفاءة فورية في الاجتماعات وتوافق مؤسسي طويل الأمد.