نرغب جميعًا في إنجاز المزيد كل يوم. ومع ذلك، تقلل التشتت والتسويف والعادات السيئة غالبًا ما تحد من إنتاجيتنا. الخبر السار؟ يمكنك زيادة إنتاجيتك بشكل كبير باستخدام حيل بسيطة في الإنتاجية – اختصارات ذكية وتقنيات لتحسين كيفية عملك.
التعديلات الصغيرة على روتينك وعقليتك وبيئتك يمكن أن تحقق مكاسب كبيرة في الكفاءة. العادات الصغيرة والروتينات والأدوات يمكن أن تحول كمية القيمة التي تخلقها كل يوم. يمكن أن تسرع اعتماد بضع حيل إنتاجية جديدة أداءك بشكل سريع.
أفكار رئيسية
استخدم مبدأ 80/20 لتحديد والتركيز على المهام الحيوية التي تنتج أكبر تأثير. اقضِ على الأنشطة التي تستهلك الوقت أو اسند بعضها إلى الآخرين.
حمّل المهام المماثلة معًا للانغماس في حالة تركيز مركز وتجنب التحول المستمر بين المهام.
ضمّن طقوس الإنتاجية في روتينات الصباح والمساء لتهيئة نفسك للنجاح.
حدد فترات زمنية للعمل المركز، وحمِّها بشكل قوي وتجنب الانحراف والقيام بأكثر من مهمة للوصول إلى حالة تركيز عميقة.
استخدم أدوات الإنتاجية مثل تقسيم التقويم، وقوائم المهام، وتطبيقات مذكرات الحصول على مزيد من الفعالية في سير عملك.
حدّ من استنزاف الإرادة عن طريق تقليل القرارات اليومية، والتخطيط مُسبقًا، وأخذ فترات استراحة لتجديد طاقتك العقلية.
تتبع البيانات حول كيفية إنفاقك للوقت لتسليط الضوء على الفاقد وإنشاء خطة عمل للتحسين.
زرع وجدان النمو الذي يركز على التقدم المستمر على الكمال. الخطوات الصغيرة تتراكم إلى نتائج كبيرة.
مبدأ 80/20
يشير مبدأ 80/20 إلى أن 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من المدخلات. في سياق الإنتاجية، تولد 20٪ من أنشطتك 80٪ من نتائجك. لذا، حدد وركز على قلة الأنشطة الحيوية – تلك الـ 20٪ التي تحقق أكبر تأثير – مع تقليل الأنشطة ذات القيمة المنخفضة.
اكتشف الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو هذا التفاوت في 1896 أثناء دراسته لتوزيع الثروة. وجد أن 80٪ من أراضي إيطاليا تنتمي إلى 20٪ فقط من السكان. أظهرت الأبحاث اللاحقة أن المبدأ يعمل في ميادين أخرى مثل الاقتصاد والحوسبة والأداء البشري.
على سبيل المثال، يسبب 20٪ من أخطاء البرمجيات 80٪ من الانهيارات. 20٪ من العملاء يحققون 80٪ من الإيرادات. 20٪ من العمليات تؤدي إلى 80٪ من الفاقد. عبر الميادين، تنتج أقلية من الأسباب أو المدخلات أو الجهود معظم النتائج أو النتائج أو الجوائز.
نرى هذا القانون يظهر في إنتاجيتنا الشخصية أيضًا. قد تدفع بعض المهام الأساسية معظم نتائجك. قضِ وقتًا في تحديد هذه الأنشطة ذات القيمة العالية والأولويات. اقضِ على المهام ذات القيمة المنخفضة أو اسند بعضها إلى الآخرين.
قم بتنظيف الالتزامات التي لا تجتاز اختبار 80/20 بلا رحمة. توقف عن القيام بأنشطة لا تأتي بمكاسب كبيرة لتوفير الوقت لتلك القليلة الحيوية التي تهم أكثر. أعد توجيه الوقت الذي تم التخلص منه نحو أنشطتك ذات الرافعة العالية.
بعض الطرق لتحديد مهامك الحيوية:
تتبع الوقت لمدة أسبوع وتصنيف الأنشطة حسب الأهمية. التخلص من المهملات التي لا تضيف قيمة.
قم بتحديد 3-5 من أهدافك الأهم. حدد المهام التي تحقق تقدماً مباشرًا نحو تحقيق تلك الأهداف.
تخيل كيف ستقضي الوقت إذا كان لديك فقط 5 ساعات في الأسبوع. ركز على تلك الأمور الأساسية.
راجع تقويمك وقائمة المهام الخاصة بك. أي المهام القليلة تحقق أكبر تأثير عند إتمامها؟
مبدأ 80/20 هو خدعة في الإنتاجية للحصول على مزيد من الإخراج بسرعة. قم بقطع العديد من المهام التافهة وركز على القليل الأساسي من الأنشطة التي تحقق تأثيرًا هائلًا. كن لا يرحم في القضاء على الفوضى والتشتت للتركيز على ما يهم حقًا.
تجميع المهام المتشابهة
يشمل التجميع تجميع المهام المتشابهة معًا لإكمالها في فترات زمنية مركزة. على سبيل المثال، قم بفحص البريد الإلكتروني في أوقات محددة بدلاً من فعلها عشوائيًا. أو قم بتخصيص مساء يوم الجمعة للعمل الإداري مثل الجدولة والتنظيم.
يمنع التجميع التحول المستمر بين المهام، الذي يفرغ الطاقة العقلية ويفسد الإنتاجية. يخلق التجميع وقتًا للتركيز الكامل على نشاط واحد قبل الانتقال إلى النشاط التالي.
تخلق تجميع المهام المتشابهة عدة مزايا للإنتاجية:
تجنب تكلفة التحول
في كل مرة تقوم فيها بالتبديل بين المهام، تبطئك تكلفة التحول. يجب أن يعيد دماغك توجيه نفسه إلى المهمة الجديدة، واستعادة التفاصيل ذات الصلة، وإعادة التركيز. تتراكم هذه التأخيرات الصغيرة وتقتل الإنتاجية.
يقلل تجميع المهام من تكلفة التحول. من خلال التركيز على نوع واحد من المهمات لفترة طويلة، تدخل في نمط وتتجنب فقدان الزخم. يشارك دماغك تمامًا مع التفاصيل اللازمة لإكمال تلك الدفعة بكفاءة.
على سبيل المثال، قم بفحص البريد الإلكتروني لمدة 30 دقيقة، ثم انتقل إلى العمل المركز لمدة 90 دقيقة. يحسن التجميع تنظيم سير العمل.
الدخول إلى حالة التدفق
حالة التدفق هي الانغماس الكامل في نشاط تشعر فيه بالحيوية والتركيز والإنتاجية العالية. ومع ذلك، يتطلب الدخول في حالة التدفق التركيز المستمر على مهمة واحدة.
المحاولة الفاشلة لأنشطة مختلفة بطريقة متناثرة نادراً ما تحقق التدفق. ومع ذلك، يخلق تجميع المهام المتشابهة وقتًا للتفاعل بشكل كامل مع مهاراتك.
امنح دماغك ما يكفي من الوقت للتركيز تمامًا على نوع واحد من الأنشطة للوصول إلى حالة التدفق. تكون المهام التي تُكمل في حالة التدفق غالبًا ما تكون عالية الجودة أيضًا.
تحسين التنبؤ
يعزز التجميع أيضًا تقديرات كم يستغرق الأمر لإكمال المهام. مع التعدد في التعامل مع العديد من المهام في وقت واحد، نقوم بتقدير فترات زمنية أقل ونتعهد بإنتاج أكبر. ولكن عند توقيت الدفعات، تظهر أنماطًا لتوجيه الجدول الزمني.
إذا كانت أيام الاثنين تشمل دائمًا 2 ساعة من الاجتماعات، و4 ساعات من البريد الإلكتروني، و2 ساعة من العمل في المشروعات، فإن تقديراتك تتحسن. يصبح تقدير الفترات الزمنية الكبيرة أسهل. يوفر التجميع البيانات لإنشاء جداول زمنية واقعية في المستقبل.
كن استراتيجيًا في التجميع. قم بتجميع المهام التي تتطلب تفكيرًا عميقًا وتركيزًا، مثل الكتابة في الصباح. قم بجدولة المهام الروتينية مثل التسوق في فترة ما بعد الظهر عندما تنخفض مستويات الطاقة. صمم سير العمل بشكل مثلى من خلال تجميع الأنشطة بعناية.
إنشاء طقوس الإنتاجية
الطريقة التي تبدأ وتنهي بها كل يوم تؤثر بشكل قوي على الإنتاجية. قم بإنشاء طقوس الصباح والمساء المتسقة لتجهيز نفسك للنجاح طوال اليوم. هذه الروتينات الممنحة للطاقة تجهزك للطاقة القصوى للأداء.
إليك أمثلة على الطقوس المفيدة لدمجها في صباحك ومساءك:
أفكار للصباح
استيقظ مبكرًا. الاستيقاظ المبكر يعطي وقتًا للنمو الشخصي وتحديد الأهداف قبل أن يتخذ العمل الرد فعليا.
شرب الماء وتناول وجبة فطور صحية. التغذية السليمة توفر الطاقة الجسدية والعقلية.
ممارسة التمارين الرياضية لإطلاق الإندورفينات وتعزيز التركيز طوال اليوم. ممارسة الامتنان.
التفكير في النعم يبدأ اليوم بمزاج إيجابي.
التأمل أو الصلاة لتركيز الذات في الهدف.
مراجعة الأهداف والأولويات لمواءمة الأعمال اليومية معها.
خطة تجميع المهام المقبلة لإنشاء جدول زمني محسن.
أفكار للمساء
أطفئ الشاشات قبل ساعة من النوم للاسترخاء وتحسين النوم.
تفكر في الدروس المستفادة والانتصارات التي حققتها في اليوم، والمجالات التي يمكن تحسينها.
قم بتجهيز ملابسك وغداءك المعبأ لتمكين صباح سلس.
راجع التقويم وقائمة المهام للتحضير لليوم التالي عقليًا.
قراءة نصوص ملهمة لتشكيل عقلك للراحة والتجديد.
كتابة يوميات لمعالجة الأفكار والتخطيط للغد.
تزرع الطقوس النظام بين الفوضى. توفر هذه هيكلًا وتوقعًا لتقليل الحمل الذهني. الرفع الطفيف الذي يوفره الطقوس يعزز الأداء طوال اليوم.
اجعل الطقوس محددة بشكل كبير ومصممة حسب احتياجاتك. قم بتجربتها للعثور على مجموعة الممارسات التي تعمل بشكل أفضل بالنسبة لك. قم بإعادة تصميم صباحك ومسائك بعناية لدعم الإنتاجية من خلال الطقوس اليومية.
استخدم تقنية العمل المركز
التشتت هو العدو اللدود للإنتاجية. التقاطعات المستمرة وتبديل السياق تكسر التركيز وتقتل الإنتاجية. تقنية العمل المركز تقضي على الانحرافات أثناء فترات العمل المخصصة للانغماس في حالة من التركيز العميق.
إليك خطوات لتنفيذ جلسات العمل المركزة:
اختر نشاطًا ذا قيمة عالية
اختر مهمة هامة تتطلب تركيزًا شديدًا، مثل كتابة تقرير أو برمجة برنامج. اختر العمل الذي يتيح نتائج قابلة للقياس بدلاً من المهام الإدارية الغامضة للحصول على أفضل النتائج.
حدد حد زمني
قم بتخصيص كتلة زمنية محددة للعمل المركز، مثل 90 إلى 120 دقيقة. يجبر تحديد الوقت على كفاءة قصوى داخل فترة العمل. ابدأ بفترات أقصر إذا كنت جديدًا على جلسات العمل المركزة.
التركيز على العمل
قم بإيقاف التنبيهات. ضع هاتفك في وضع الطيران. أغلق تطبيقات البريد الإلكتروني والرسائل حتى تظل خارج الرؤية. احذف أي انقطاعات قد تكسر تركيزك.
العمل بتركيز عميق
ارتدِ سماعات مانعة للضوضاء وانغمس في المهمة. الحد الزمني يخلق شعورًا بالعاجلية. كن مركزًا بشكل مكثف على إنتاج أكبر كمية ممكنة من الإنتاج ذو الجودة حتى يرن الإنذار.
تتبع النتائج
قم بقياس ما أنجزته خلال الجلسة، مثل عدد الصفحات المكتوبة أو الوظائف المبرمجة. يحفز تتبع الإنتاج على تحطيم الرقم القياسي في الجلسة العملية التالية.
استخدم جلسات العمل المركزة لتقدم المشاريع الأساسية في اندفاع مكثف للإنتاجية. حدد هذه الفترات لتعظيم التركيز على العمل الصعب الذي يتطلب تفكيرًا عميقًا.
قم بجدولة كتل العمل المركزة في التقويم الخاص بك وحمايتها بقوة. في نهاية المطاف، تصبح هذه الفترات القوية للإنتاج عادة، مما يؤدي إلى تحقيق تقدم رهيب على الأهداف الحيوية. استخدمها للتغلب على الخمول وبناء الزخم.
استفد من أدوات الإنتاجية
تُحدث الأدوات الصغيرة للإنتاجية والتقنيات المُطبقة بشكل مستمر تأثيرًا ضخمًا على مرور الوقت. اعتمد هذه الأدوات المناسبة لسير عملك واحتياجاتك:
جدولة وقتك في التقويم
تسمح تقنيات Outlook Calendar و Google Calendar بتقسيم الأيام إلى فترات للعمل المركز، والاجتماعات، وفترات الاستراحة، إلخ. توفير الهيكل الزمني يضمن أداء المهام الحرجة أولاً. أنشئ جدول زمني قالبًا مُحسنًا للإنتاجية. قم بحجب الوقت للعمل الأكثر تطلبًا قبل المهام ذات الأولوية الأقل.
تمكين جدولة التقويم أيضًا لتحقيق جدولة واقعية للمهام، حيث يتم رؤية قدرتك بصورة مرئية. يحول الحجب القائمة الجردة إلى جدول زمني ملموس.
الاحتفاظ بقوائم المهام ذات الأولوية
تجلب قوائم المهام الوضوح للمهام الغير منجزة وتحدد الأهمية الأكبر. قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى خطوات عمل صغيرة. قم بتصنيفها بناءً على الطوارئ والتأثير، حتى تعرف الأشياء القليلة الحيوية التي يجب التعامل معها يوميًا.
قُم بإزالة المهام المكتملة من القائمة للحصول على إحساس بالتقدم. تجعل تطبيقات مثل Todoist و Microsoft To Do و Google Tasks قوائم المهام أكثر فعالية بميزات مثل التذكيرات والمهام الفرعية والقوالب.
اتبع ملاحظات مركزة
توفر تطبيقات المذكرات مثل Evernote و OneNote و Notion مستودعًا مركزيًا للمعرفة للقضاء على تشتت الأفكار في كل مكان. قم بالحفاظ على ملاحظات الإشارة إلى المشاريع والأهداف والتعلم والأفكار.
قُم بمراجعة الملاحظات قبل بدء العمل لتحديث السياق من الأيام السابقة. قم بالتقاط الأفكار والأفكار العابرة في نظام الملاحظات الخاص بك على الفور حتى لا تُنسى.
أتمتة المهام المتكررة
توفر الأتمتة ساعات عن طريق إزالة العمل اليدوي المتكرر. حدد العمليات اليدوية التي يمكن أن تكون أتمتتها من خلال أدوات مثل Zapier و IFTTT و Microsoft Power Automate.
على سبيل المثال، نسخ ملفات النسخ الاحتياطي تلقائياً إلى تخزين السحابة، ومزامنة المحتوى عبر المنصات، وإرسال البيانات إلى تطبيقات البرمجيات باستخدام Zapier. اتبع جوانب العمل المتكررة لتحسين الإنتاجية.
تقييد استنزاف الإرادة
الإرادة هي مورد عقلي محدود. إنها تنفد مع الاستخدام الزائد، مما يسبب التسويف وفقدان السيطرة على الغرائز. احفظ الإرادة من خلال التخطيط للقرارات مسبقًا وتقليل الاختيارات.
قم بوضع الملابس ليلاً حتى لا تفرغ الطاقة العقلية في اتخاذ قرار بما يلبسه كل صباح. تناول وجبات صحية ثابتة حتى لا تضطر إلى التفكير في خيارات الطعام المتعددة طوال اليوم. اتبع الروتين لتجنب إرهاق الإرادة.
قم بأخذ فترات استراحة لإعادة شحن الطاقة العقلية بين المهام العقلية الصعبة. تناول وجبات خفيفة غنية بالبروتين والكربوهيدرات المعقدة للطاقة المستدامة. احصل على نوم جيد لتجديد الإرادة. احفظ هذا المورد العقلي الثمين.
تبنى طريقة تفكير محفزة للنمو
تُظهر أبحاث العالمة النفسية كارول دويك أن الأشخاص الذين يمتلكون وجدان النمو أكثر نجاحًا من أولئك الذين يمتلكون وجدانًا ثابتًا. يعتقد وجدان النمو أن القدرات يمكن تطويرها من خلال التفاني والعمل الجاد.
الذكاء والموهبة هما مجرد نقطة بداية.
يتناقض ذلك مع وجدان ثابت يعتقد أن الذكاء والموهبة هما سمات ثابتة. إما أن تكون أو لا تكون موهوبًا منذ الولادة. يُرى التحديات والجهد على أنها تعب.
السعي لتحسين الذات باستمرار يكمن في قلب وجدان النمو. يُشاهد الفشل والانتكاسات على أنها رد فعل للتعلم، ليس علامات على القيود الدائمة. التقدم يتطلب المثابرة.
يُشاهد الأشخاص الأكثر إنتاجية التفوق باعتباره رحلة مستمرة. يظلون جائعين لتحسين المهارات وتوسيع إمكانياتهم من خلال الممارسة العمدية. اعتماد هذا الوجدان النمو لتحقيق مكاسب إنتاجية رهيبة على مر الوقت.
التركيز أقل على النتائج الفورية وأكثر على الاتساق. يؤدي تراكم التقدم الصغير اليومي حتى إلى نتائج متميزة على مدى شهور وسنوات. كما قال رائد الأعمال دارين هاردي: “النجاح هو بضعة تمارين بسيطة يتم ممارستها يوميًا.”
تتبع البيانات للاستفادة من التحليلات
البيانات تسلط الضوء على الفرص لتحسين الأداء. قم بتتبع كيفية إنفاق وقتك حاليًا لتحديد المهدر وتحسين التدفقات:
قم بمراجعة جدولك الزمني وتصنيف الساعات إلى أنواع الأنشطة مثل العمل المركز، الاجتماعات، البريد الإلكتروني، إلخ. ابحث عن التفاوتات.
استخدم أدوات تتبع الوقت مثل RescueTime، Toggl، أو Clockify لفهم عاداتك اليومية. اكتشف الفاعليات الخفية.
راجع قوائم المهام وطول صندوق البريد الإلكتروني مع مرور الوقت. كم من العمل المعنوي يتم إكماله يوميًا؟
احتفظ بتسجيل أوقات الإنتاجية القصوى. متى يكون الطاقة في أدنى مستوى؟ ابحث عن أنماط التعب.
قم بتحليل البيانات لإعداد خطة عمل:
ألغِ الأنشطة ذات القيمة المنخفضة. افوض المهام غير الضرورية أو احذفها.
حدد التشتت وقم بحظر الوقت للعمل العميق.
قم بتجميع المهام المماثلة لتقليل تكلفة التبديل بين المهام.
ضع عادات تجديدية في الصباح والمساء.
قم بإنشاء أنظمة وقوالب للاستفادة من التكرار.
تكشف البيانات عن المجالات المستدامة للتحسين. قم بتتبع استخدام الوقت، ثم قم بتنفيذ التغييرات لتعزيز الإنتاجية. كرر عملية التتبع للتأكد من استمرار التحسينات. حدد سير العمل من خلال نهج تحليلي يعتمد على البيانات.
الخاتمة
تحقق التحسينات الصغيرة في الإنتاجية من المكاسب الرائعة في الإخراج عندما يتم تنفيذها بانتظام على مر الوقت. ابدأ في تطبيق تقنيات مثل مبدأ 80/20، تجميع العمليات، فترات العمل المركز، الطقوس الإنتاجية، والأدوات.
ولكن اطبع أيضًا التفكير في الإنتاجية الأساسية مثل التوجه نحو النمو ورؤية التقدم كسعي مستمر. ينتج التميز عن سنوات من التحسينات الصغيرة المتراكمة.
ابدأ ببضع تقنيات تلهمك. عندما تصبح تلك عاداتًا، ويحيط بتقنيات إضافية لزيادة الكفاءة حتى أكبر. حول هذه التقنيات إلى وضع تشغيل افتراضي. اجعل الإنتاجية عادة من خلال تحسينات يومية بسيطة.
الأسئلة المتكررة
س: كم يستغرق رؤية النتائج من تقنيات الإنتاجية؟
تعتمد ذلك على العادة أو التقنية. التعديلات البسيطة مثل ترتيب مساحة العمل الخاصة بك أو جدولة كتل التركيز يمكن أن توفر إغاثة فورية. ومع ذلك، يستغرق تغيير أنماط الفكر أو تنفيذ أنظمة جديدة أسابيع أو أشهر. كن صبورًا وركز على الاستمرارية على السرعة. يؤدي التراكم التدريجي للمكاسب الصغيرة مع مرور الوقت إلى نتائج غير عادية.
س: من أين يجب أن أبدأ إذا أردت أن أكون أكثر إنتاجية؟
قم بمراجعة كيفية إنفاق وقتك حاليًا – قم بتحليل جدولك، وقوائم المهام الخاصة بك، وبيانات تطبيقك للإنتاجية. ابحث عن التفاوتات والفاقد. ثم، قم بإعداد خطة للتخلص من العمل ذي القيمة المنخفضة وحماية الوقت للعمل المعنوي المتوافق مع أكبر أهدافك وأولوياتك. حتى الخطوات الصغيرة لتقليل التشتت والترتيب الصحيح ستتراكم.
س: كم عدد تقنيات الإنتاجية التي يجب أن أجربها في وقت واحد؟
ابدأ بتغيير واحد أو اثنين فقط، مثل إضافة روتين صباحي وإنشاء قائمة مهام يومية. يحتاج المزيد من التغيير في وقت واحد إلى الاستمرار. بمجرد أن تلتصق تلك العادات الأولية، قم بإضافة تقنيات إضافية. التوسع التدريجي والزيادة التدريجية للمهارات هو النهج الأكثر فعالية لتحسين الإنتاجية على المدى الطويل.
س: ماذا لو بدأت في التسويف مرة أخرى بعد فترة قصيرة من الإنتاجية؟
لا تيأس. ستظل هناك فترات من التقدم والتراجع. المفتاح هو بناء أنظمة وعادات تعيدك إلى المسار الصحيح. قم بمراجعة طقوس الصباح، وقائمة المهام، وتقسيم الوقت عندما تلاحظ عودة التسويف. عد تركيزك على الأساسيات. يحدث التقدم في موجات، لذا استمر عبر الفترات التصاعدية.
س: كيف يمكنني البقاء مستمرًا في التحسين في إنتاجيتي؟
شارك أهدافك مع صديق لإضافة المساءلة. انضم إلى مجتمع عبر الإنترنت مثل مجتمع إنتاجية Reddit لتبادل النصائح والاستلهام من تقدم الآخرين. قم بتتبع الإخراج من كتل العمل المركز للحفاظ على التحفيز لتحقيق الرقم القياسي الخاص بك. راجع الدافع وراء تحسين الإنتاجية – أهداف حياتك وأعمالك الكبيرة. إعادة الاتصال بالغرض يعيد إشعال الدافع.